L’annulation des manifestations et des événements physiques durant l’épidémie de la Covid-19 a entraîné l’expansion rapide des événements virtuels. Ce format de meeting est en train de monopoliser le marché de l'événementiel. Ces événements en ligne ont lieu sur des plateformes digitales, et choisir la plateforme adéquate est crucial pour le bon déroulement de l’événement.
Pour vous aider dans votre choix, nous allons vous présenter différentes plateformes pour organiser un événement en ligne. Vous pourrez comparer les différentes plateformes et décider laquelle sera la plus adaptée pour votre événement. N’oubliez pas, chaque projet est différent et ce qui marche pour un événement ne sera pas forcément adapté pour un autre.
Les meilleures plateformes pour des salons virtuels
Hexafair
La plateforme Hexafair convient à tout type d’événement en ligne : salon virtuel, conférence, séminaire virtuel, expositions… Elle permet de mettre à disposition des participants toutes les informations utiles sur votre entreprise mais aussi de créer des videos de démo préenregistrées.
Cette plateforme permet aux participants d’interagir entre eux et leur propose de nombreuses fonctionnalités. Les participants communiquent par le biais d’avatars ce qui rend le réseautage un peu plus ludique. La plateforme comprend un répertoire consultable à tout moment par les participants. Celui-ci permet de voir qui est en ligne, de créer des conversations ou encore d’échanger via des appels vidéo.
Enfin, Hexafair permet également l’achat de produits durant les différents événements par le biais d’une intégration e-commerce, ce qui peut être très utile notamment pour des foires ou des salons (là ou il y aurait eu de la vente de bien en physique)
vFairs
Cette plateforme événementielle en ligne est spécialisée dans les salons virtuels. vFairs propose des stands personnalisables permettant aux participants de visiter les différents stands à leur guise comme lors de salons physiques. Ces stands en ligne permettent aux exposants de présenter sans encombre tous leurs services et produits. L’interface de la plateforme est très agréable et très intuitive.
La plateforme connecte les différents participants grâce à diverses fonctions de chat : texte, audio et vidéo. Il est aussi possible de créer des discussions de groupe afin de converser avec différents participants en simultané. Les exposants peuvent également mettre à dispositions des participants tout type de contenu comme, par exemple, des vidéos de présentations qu’ils peuvent visionner ou télécharger.
GTR
GTR est une plateforme assez généraliste qui propose de nombreuses fonctionnalités utiles à tout type d’événement. Elle permet des rencontres individuelles et en temps réel entre les participants et ou les exposants. Les démonstrations de produit sinon possibles et faciles et elles permettent un meilleur passage de l’information du vendeur vers l’acheteur.
La plateforme fonctionne comme un site internet, avec des onglets et des catégories pour permettre une vision plus globale du salon par exemple avec les calendriers, les exposants ou les sponsors. Elle possède aussi un onglet « répertoire » accessible à tous, qui permettra la mise en relation facile des participants.
Les meilleures plateformes de visioconférence
Microsoft Teams
Cette plateforme en ligne est l’une des plus adaptée pour les événements internes à l’entreprise comme par exemple les teams buildings. C’est une solution collaborative complète et intuitive.
Concernant la visioconférence, la plateforme propose des appels audio et vidéos de qualité comprenant le partage d’écran des utilisateurs entre eux. Microsoft Teams ne permet pas uniquement la visioconférence, elle permet également l’échange entre collaborateurs grâce à un système de messagerie, de stocker des fichiers et travailler sur ces derniers en simultané avec une équipe. Les versions payantes du logiciel permettent de programmer et d’enregistrer les réunions
Cette application a cependant certaines limites concernant la visioconférence, en effet, les réunions sont limitées à un nombre maximum de 250 personnes. Néanmoins, cette plateforme reste l’une des plus performantes en ce qui concerne le travail en collaboration couplé à la visioconférence. Elle est très utilisée notamment dans les universités en cette période de pandémie.
Zoom
Zoom est la plateforme référence pour la visioconférence, le logiciel peut être utilisé pour des meetings ponctuels ou encore être intégré à une solution existante d’une entreprise. Ce logiciel est reconnu pour sa qualité vidéo et sonore, ainsi que pour son interface simple et agréable. Zoom est disponible sur toutes les plateformes (Mac, Android, Linux, IOS) et (après plusieurs polémiques sur le sujet) possède un système de sécurité avancé.
La version gratuite de Zoom donne accès à différentes fonctionnalités :
- Organiser des réunions de groupe de 40 personnes max
- Accueillir jusqu’à 100 participants à un meeting
- La partage d’écran du bureau ou d’applications
- L’enregistrement des réunions en local…
Zoom est disponible en version gratuite mais propose également 3 formules payantes permettant notamment d’augmenter le nombre de participants potentiels pour les réunions. Les versions payantes vous permettent d’enregistrer vos réunions mais également de les conserver dans un espace de stockage en ligne inclus.
Google Meet
Google Meet (anciennement Hangouts) est le service de visioconférence de Google conçu pour les professionnels. Il permet aux entreprises d’organiser des conférences vidéo facilement. La création de réunions est facilitée, tout comme l’invitation de vos contacts : il suffit de transmettre un lien généré automatiquement. Les participants ont juste besoin de posséder un compte Google.
La version gratuite permet de créer une réunion, en lançant un appel vidéo d’1 heure maximum (jusqu’à 24 h jusqu’au 30 juin 2021) avec un nombre maximal de 100 participants. Il n’y a pas de restriction sur le nombre de création de réunions, vous pouvez en créer autant que vous le souhaitez.
Il existe également un plan G Suite Entreprise (payante), qui vous permet de créer des réunions jusqu’à 250 participants et réaliser un streaming en direct pour plus de 100 000 participants. Avec ce plan, vous pouvez enregistrer vos réunions dans un Google Drive.