A l’heure de la Covid 19, l’organisation d’événements est limitée mais pas impossible. En effet, le nombre d’événements virtuels (en ligne) est en forte hausse et ces derniers permettent de garder le contact de manière différente et innovante, même si le principe reste le même. Les outils technologiques disponibles vous permettront d’atteindre vos objectifs de manière efficace pour produire vos salons, conférences, conventions, séminaires ou team building comme un pro. Les planifier est donc différent de l’organisation d’un événement dit “classique”, voici donc quelques conseils pour vous aider dans la création et la réalisation de vos futurs événements digitaux.
Le site web
Parmi les outils importants à avoir, le site web se classe très vite en pôle position pour la création d’un événement virtuel (hors événements internes aux entreprises). Effectivement, il servira de base d’accueil de votre projet ou le public pourra naviguer pour s’inscrire, demander des renseignements, consulter le planning, ... Vous éviterez ainsi de devoir gérer des inscriptions et des demandes d’information au cas par cas, ce qui est un gain de temps considérable, surtout pour un gros événement. Les éléments de base doivent figurer dans le site web, pour une expérience utilisateur facile et claire. Il faut pourvoir trouver sur le site les réponses à ces questions facilement: quand et sur quelle plateforme se déroule l’événement ? Comment y accéder ? Comment s’inscrire ? Quels sont ses objectifs ? Il ne faut également pas oublier une page de présentation de l’événement avec son nom et son thème.
Le logiciel de diffusion live (en direct) ...
Puisque l’événement que vous allez organiser est totalement virtuel, il ne faut surtout pas se tromper sur le choix de logiciel de diffusion, et surtout en prendre un adapté à la taille de votre public car il faut que le logiciel puisse supporter l’ensemble des participants en même temps (surtout pour les conventions, les congrès, les salons ou les foires) Heureusement, Internet foisonne de choix simples et plus ou moins gratuits tels que YouTube live, Twitch, Livestream, Facebook live, Instagram direct, Periscope.
... ou la plateforme de streaming vidéo
Pour les événements plus intimes ou bien interne à votre entreprise (comme les réunions, les team building, les sessions de formation,...) les plateformes se doivent d’être plus interactives pour que les participants puissent communiquer entre eux en non juste assister à un flux vidéo entrant. Pour cela vous avez le choix entre des plateformes gratuites et payantes qui sont : Zoom, Teams, GoToWebinar, Livestorm ou encore ClickMeeting. Il y a bien sûr d’autres plateformes plus spécialisées en fonction de votre événement.
Planifier ses tâches
Comme sur un événement classique, l’organisation de votre travail va être primordiale pour avoir une vue d’ensemble et pour faire un suivi des tâches efficace avant, pendant et après le jour J. Dès que vous avez fixé les objectifs, la date, la nature et la cible de votre évènement, il faut réaliser un rétroplanning ou un diagramme de Gantt pour votre évènement. Ces derniers vont vous aider à dresser une liste complète de tâches à réaliser ainsi qu'à déterminer des temps précis de travail sur chacune d’entre elles. Partez de la date de l’évènement et définissez les dates clés et les tâches en remontant jusqu'à la date ou vous voulez commencer à travailler sur le projet. Ainsi préparés, vous éviterez les mauvaises surprises !
Gérer la logistique
La logistique d’un évènement est un pôle important, et aussi sur un évènement virtuel. Il faut d’autant plus faire attention à la logistique dans un évènement digital car elle est très différente de celle dans un contexte “normal”. En effet, il faut engager des techniciens plus ou moins spécialisés car les outils sont plus complexes. Il est d’autant plus important en distanciel de faire attention au timing pour éviter les problèmes techniques et entraîner des désagréments qui pourraient ennuyer les participants. Pour cela il faut répondre aux questions suivantes : Combien de personnes vont prendre la parole ? Combien seront-elles? Combien de temps durera chaque présentation ? Déterminer tout cela permettra de bien se concentrer et de planifier à l’avance les changements techniques.
Communiquer sur l’événement
De la même façon que la communication est essentielle à la réussite d’un projet en présentiel, elle est indispensable au succès d’un événement virtuel. Il vous faudra donc mettre en place un plan de communication afin de structurer toutes les actions de communication que vous allez mettre en place. Attention cependant à bien adapter votre communication à votre événement, comme par exemple en mettant des QR codes sur les affiches de votre campagne au lieu d’un lien en toutes lettres pour que les participants aient un accès facile et rapide à la plateforme.
Un événement virtuel est difficile à organiser même s’il paraît simple de l’extérieur. Il faut être très vigilant quant à la plateforme ou le logiciel de streaming que vous allez utiliser, le plan de communication que vous allez déployer ainsi que sur la logistique . Ne négligez aucun détail et essayez au maximum d’anticiper les imprévus (comme par exemple une coupure internet) afin de garantir la réussite de votre événement virtuel.
Une fois ce dernier terminé, pensez à collecter des retours, tant de votre équipe que des participants pour apprendre de vos réussites ou de vos erreurs pour que votre événement suivant soit encore meilleur !
